CQlabCALC®
Le premier logiciel de gestion des matériaux de Contrôle Qualité au Laboratoire de Biologie Médicale
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Minimiser le recours aux Périodes Probatoires
Autant pour des raisons statistiques, financières que pratiques, le laboratoire a intérêt à minimiser la fréquence de ses
périodes probatoires.
Pour cela, le laboratoire devrait idéalement commander en une fois son
stock de CIQ sous lot unique, dans la limite des dates de péremption.
Mais cela implique d'être en mesure d'évaluer précisément
sa consommation annuelle, qui peut sensiblement fluctuer si les utilisateurs ne
s'accordent pas sur des pratiques communes et constantes dans l'exploitation
des CIQ.
L'outil d'évaluation des besoins de CQlabCALC® et les fiches de paillasses qu'il procure répondent à ces problématiques.
Est-ce judicieux d'alterner les niveaux de contrôles?
Il peut être tentant, généralement pour faire des économies sur le budget des CIQ, d'alterner les niveaux d'un jour à
l'autre.
Sur
ce principe, citons 3 exemples de stratégies pouvant être appliquées :
-
Utilisation de 2 niveaux, avec passage du niveau 1 le matin, et du niveau 2
l'après midi.
-
Utilisation de 2 niveaux, avec passage du niveau 1 le lundi, du niveau 2 le
mardi, du niveau 1 le mercredi, etc…
-
Utilisation de 3 niveaux, avec passage des niveaux 1 et 2 le lundi, 2 et 3 le
mardi, 1 et 3 le mercredi, etc…
On peut cependant émettre des doutes sur la
pertinence de toutes ces stratégies:
CIQ utilisés sur des sites géographiques distincts
Supposons un laboratoire réparti sur deux sites
géographiques qui utiliseraient les mêmes références de CIQ, que ce soit sur
les mêmes analyseurs (miroir) ou sur des analyseurs différents (consolidation).
Considérant que ces deux sites peuvent difficilement se
partager un stock commun de CIQ, et encore moins se partager des flacons de CIQ
entamés, l'évaluation des besoins devra nécessairement être réalisée distinctement pour
chacun des sites.
Il est d'ailleurs inconcevable que les repères visuels C et P soient définis collectivement tout en étant utilisés isolement sur chaque site géographique.
En d'autres termes, même à panel d'analyses égal, on ne peut pas extrapoler les besoins en CIQ d'un laboratoire disposant de deux analyseurs en miroir, à partir de la consommation de deux analyseurs identiques résidant dans des laboratoires distincts.
Il est d'ailleurs inconcevable que les repères visuels C et P soient définis collectivement tout en étant utilisés isolement sur chaque site géographique.
En d'autres termes, même à panel d'analyses égal, on ne peut pas extrapoler les besoins en CIQ d'un laboratoire disposant de deux analyseurs en miroir, à partir de la consommation de deux analyseurs identiques résidant dans des laboratoires distincts.
Passages ponctuels des CIQ
Dans un laboratoire, la consommation des CIQ provient en majeure partie des contrôles passés en routine.
Considérant que toute calibration
doit être suivie d'un passage de CIQ, les laboratoires ont tout intérêt à
planifier leurs calibrations juste avant d'effectuer leurs
contrôles de routine. Ainsi, les calibrations ne
devraient généralement pas induire de consommation supplémentaire de CIQ.
Il arrive cependant qu'à l'issue d'un contrôle de routine, l'utilisateur décide de procéder à une nouvelle calibration, avant son échéance normale, occasionnant un passage ponctuel supplémentaire.
De plus, certaines situations autres occasionnent elles aussi des passages supplémentaires.
Il arrive cependant qu'à l'issue d'un contrôle de routine, l'utilisateur décide de procéder à une nouvelle calibration, avant son échéance normale, occasionnant un passage ponctuel supplémentaire.
De plus, certaines situations autres occasionnent elles aussi des passages supplémentaires.
Vérification/Validation de méthodes
Il peut être utile de déterminer les besoins en CIQ destinés spécifiquement à la vérification des méthodes sur les analyseurs du laboratoire.
En particulier, les fournisseurs peuvent avoir besoin d'un tel chiffrage pour la qualification de leurs systèmes...
Récupérer les fonds de flacons...
Il peut arriver qu'en fin de flacon, le volume restant soit insuffisant pour effectuer 1 dépôt complet ou l'ensemble des dépôts de la journée suivante.
Or, si la limite de stabilité de ce contrôle n'est pas encore atteinte, on peut envisager d'utiliser ce reliquat pour participer au prochain dépôt. Cela peut représenter de sensibles économies...
CQlabCALC® vous signale quand cette opportunité se présente.
2 laboratoires équipés du même analyseur auront t-ils les mêmes besoins en CIQ?
Il est tentant de supposer, sur la seule considération que 2
laboratoires sont équipés du même analyseur, qu'ils auront les mêmes besoins en CIQ...
Malheureusement, les choses ne sont pas toujours aussi
simples. En effet, il faut compter sur la multitude de paramètres entrant en jeu (voir méthodologie).
Il est en effet
:
- Très probable qu'ils ne réalisent pas exactement le même panel d'analyses. Or les prises d'essais variant d'une méthode à l'autre, les cumuls de prises d'essais pourront être très différents. De plus, un analyte d'écart peut justifier à lui seul d'ajouter une référence de CIQ supplémentaire rien que pour pouvoir le contrôler...
Cas des ADVIA® Chimie (1800 et 2400)
Les systèmes ADVIA® Chimie (1800 et 2400) exploitent de façon très particulière leurs CIQ, puisqu'ils leur font subir, à chaque passage, une pré-dilution interne, avant de tirer une prise d'essai de ce diluat.
Le facteur de dilution et la prise d'essai étant fonction de la méthode, calculer les volumes de CIQ requis par ces systèmes s'avère particulièrement complexe.
Heureusement, ces calculs sont automatisés dans CQlabCALC®...
Par ailleurs, ces calculs soulignent la sobriété de tels systèmes. Il est donc probable que certains de leurs utilisateurs découvrirons, grâce au logiciel CQlabCALC®, qu'ils y déposent des volumes de CIQ beaucoup trop importants par rapport aux volumes réellement nécessaires...
Par ailleurs, ces calculs soulignent la sobriété de tels systèmes. Il est donc probable que certains de leurs utilisateurs découvrirons, grâce au logiciel CQlabCALC®, qu'ils y déposent des volumes de CIQ beaucoup trop importants par rapport aux volumes réellement nécessaires...
Quel volume de CIQ déposer sur un automate ?
Pour assurer la qualité des CIQ et minimiser leur coût d'exploitation, il faut s'efforcer de n'en déposer que le volume strictement nécessaire à chacun de leurs passages sur les automates. C'est la règle du "1 passage = 1 dépôt"
La difficulté consiste à déterminer le volume de ce dépôt…
-> Un volume en excès vous conduira à une surconsommation
-> Un volume en défaut fera qu'une ou des analyses ne pourront être réalisées, impliquant un nouveau dépôt et donc, là aussi, une surconsommation.
Ne parlons même pas d'un dépôt "à la louche", comme j'ai pu l'observer dans certains cas…
Doubler le Nbr de contrôles par jour double t-il forcement la consommation ?
Supposons un CIQ tels que :
- Volume du flacon = 1ml (sans volume mort)
- Stabilité après ouverture = 5J
- Consommation par passage = 100uL
- 1 passage / Jour sur 1 système, soit une consommation de 100uL/J
Le flacon, limité par sa stabilité, ne
pourra être utilisé plus de 5 jours consécutifs.
Donc 5J x 100uL/J = 500uL
Au delà du cinquième jour, la stabilité imposera d'entamer un nouveau flacon et donc 50% du volume sera systématiquement perdu.
Si on double le nombre de passages par jour, on aura alors :
- 2 passages / Jour, soit une consommation de 200uL/J
Donc 5J x 200uL/J = 1000uL consommés durant sa période de stabilité et correspondant à l'intégralité du volume d'un flacon.
Quelle place prévoir dans les frigos ?
Avec l'accroissement de la taille des laboratoires,
les quantités de CIQ qu'ils leur faut stocker représentent des volumes
importants, pour lesquels il faut prévoir suffisamment d'espace de stockage, à
4°C ou -20°C.
CQlabCALC® intègre le volume net des coffrets et calcule ainsi automatiquement le volume net à stocker pour chaque référence de CIQ...
CQlabCALC® intègre le volume net des coffrets et calcule ainsi automatiquement le volume net à stocker pour chaque référence de CIQ...
A partir de cette information, le laboratoire peut plus facilement apprécier
le volume utile nécessaire au stockage, en fonction de l'agencement de ses chambres froides
et congélateurs.
Quand aliquoter ?
Parfois le fournisseur de CIQ indique dans la fiche
de son produit qu'un aliquotage est techniquement possible.
Reste à savoir si cette opération est pertinente pour le laboratoire au regard de ses propres conditions d'exploitation...
Reste à savoir si cette opération est pertinente pour le laboratoire au regard de ses propres conditions d'exploitation...
Lorsque la stabilité des aliquotes fermés est relativement courte, cela peut
imposer au laboratoire une préparation de ses aliquotes à une fréquence trop
élevée pour que, vis à vis du temps requis pour cette opération, l'aliquotage s'avère économiquement rentable.
Comment s'y retrouver parmi tous ces analytes et contrôles ?
La multitude d'analyses réalisées par un LBM fait que la sélection des contrôles est généralement délicate...
En effet, face à différents matériaux de CQ multiparamétriques (CIQ ou EEQ), il n'est pas toujours aisé de faire un choix qualitatif : certains analytes ne sont proposés que dans un seul CQ, d'autres analytes le sont dans plusieurs, mais les panels se recoupent rarement et varient d'un fournisseur à l'autre….
Pourquoi faudrait-il éviter de "passer" trop tôt vos EEQ ?
On observe très souvent que les laboratoires
passent leurs EEQ au dernier moment, quelques jours avant la date limite de
rendu du résultat, quand ce n'est pas la veille!
Considérant que certains matériaux de contrôle sont particulièrement fragiles et évoluent sensiblement dans le temps (hématologie, cardiologie...), cette attitude pourrait être un avantage, car incidemment cela conduit à plus d'homogénéité dans l'état de fraicheur des matériaux.
Considérant que certains matériaux de contrôle sont particulièrement fragiles et évoluent sensiblement dans le temps (hématologie, cardiologie...), cette attitude pourrait être un avantage, car incidemment cela conduit à plus d'homogénéité dans l'état de fraicheur des matériaux.
Vérifiez les stabilités de vos CIQ !
Dans les fiches techniques des CIQ,
vous trouverez mention de la stabilité après ouverture des différents analytes
qu'ils comportent. Ces stabilités peuvent être très différentes d'un analyte à
l'autre. Sur un contrôle multiparamétrique, c'est l'analyte ayant la stabilité la plus courte qui déterminera la stabilité de ce contrôle.
Or, il est possible que dans les conditions de votre laboratoire, la stabilité d'un (ou de plusieurs) de ces analytes s'avère sensiblement inférieure à celle annoncée par le fournisseur, et de ce fait impacte vos possibilités d'exploitation du CIQ.
Or, il est possible que dans les conditions de votre laboratoire, la stabilité d'un (ou de plusieurs) de ces analytes s'avère sensiblement inférieure à celle annoncée par le fournisseur, et de ce fait impacte vos possibilités d'exploitation du CIQ.
Il vous faut donc, pour une gestion optimale de ce CIQ, intégrer l'incidence potentielle de cette donnée...
C'est précisément l'objet des
colonnes "Labo" que vous trouverez dans la Tables CIQ de CQlabCALC®.
(exemple)
Le prix au millilitre ne suffit pas !
Choisir entre deux références de CIQ en se
basant uniquement sur leur prix au ml n'est pas forcement la meilleure
stratégie, aussi bien d'un point de vue économique que technique.
En effet, bien d'autres critères doivent être considérés pour faire ce choix :
En effet, bien d'autres critères doivent être considérés pour faire ce choix :
- Ces contrôles sont t-ils tous deux proposés dans une matrice appropriée?
- Sous quel forme sont t-ils proposés? les CQ congelés ne requièrent pas de reconstitution, alors que les lyophilisés sont moins délicats à stocker...
- Les niveaux de concentrations proposés pour chacune de ces références sont t-ils adaptés aux seuils de décision clinique que vous voulez contrôler?
- Il est possible que certains analytes possèdent une stabilité très différente d'une référence à l'autre.
Des Périodes Probatoires moins contraignantes...
Dans le cadre de la norme 15189, les
laboratoires sont amenés à recibler leurs moyennes pour évaluer leur justesse
(cf. SH GTA 06). Cette opération, nommée "Période Probatoire" (PP), induit certaines contraintes.
En effet, il est nécessaire
d'anticiper cette opération pour éviter toute rupture dans la carte de
contrôle. Ainsi, si le laboratoire attend la fin du dernier flacon de CQI d'un
lot N, pour mettre en service le lot N+1, il se retrouve pendant plusieurs jours dans l'impossibilité
de savoir si son système analytique est conforme (en termes de justesse et de
fidélité), tant qu'il n'a pas emmagasiné un nombre de points suffisants pour
déterminer ses nouvelles cibles....
Plus pour le même prix...
Lorsque
la stabilité après ouverture est le facteur limitant d'un flacon de CIQ, une partie de son volume est vouée à être perdue.
A part trouver un conditionnement inférieur, vous avez donc la possibilité, sans surcout, d'augmenter vos dépôts quotidiens en CIQ.
Cela vous permet, par exemple, un repassage partiel sur quelques analyses critiques.
(exemple)
A part trouver un conditionnement inférieur, vous avez donc la possibilité, sans surcout, d'augmenter vos dépôts quotidiens en CIQ.
Cela vous permet, par exemple, un repassage partiel sur quelques analyses critiques.
(exemple)
Et lorsque ce volume excédentaire est suffisant, vous pouvez carrément multiplier les passages pour l'ensemble des analytes.
(exemple)
Toutes ces opportunités vous sont indiquées par CQlabCALC®
D'autre part, lors de la mise en place d'un nouveau mesurande dans un laboratoire, il se peut qu'il soit présent dans le panel de certains des CIQ et EEQ déjà en place.
En signalant cette opportunité, l'assistant CQlabCALC® permet d'éviter de racheter inutilement des contrôles supplémentaires....
En signalant cette opportunité, l'assistant CQlabCALC® permet d'éviter de racheter inutilement des contrôles supplémentaires....
Lisez la fiche technique de vos contrôles !
J'ai pu observer que certains
laboratoires ne sont pas toujours très attentifs aux fiches techniques de leurs
contrôles. Certains effectuent par exemple un aliquotage, alors que la notice
n'évoque pas cette possibilité…
Soyez également bien attentifs au détails des stabilités annoncées; il y a parfois des exceptions pour certains analytes qui
ont des durées de vie sensiblement plus courtes que les autres. Si vous contrôlez
ces analytes, vous devrez considérer ces derniers comme étant le facteur limitant
de la stabilité de votre CIQ, vous obligeant à jeter une fraction non négligeable de vos flacons...
Êtes-vous prêt pour un audit ?
A l'occasion d'un audit portant sur leurs CIQ/EEQ, il n'est pas rare que les laboratoires découvrent (avec stupeur...) que certains de leurs mesurandes ne sont contrôlés que sur un seul niveau, voire aucun!
L'origine de ce genre de non-conformité tient le plus souvent d'une simple omission dans la programmation des tests devant être effectués par l'automate sur un CIQ.
L'origine de ce genre de non-conformité tient le plus souvent d'une simple omission dans la programmation des tests devant être effectués par l'automate sur un CIQ.
Êtes-vous certain
que votre laboratoire ne connaîtrait pas pareille situation?
Le Tableau de Bord CIQ et le Tableau de Bord EEQ proposés dans CQlabCALC® répondent à cette problématique en rassemblant sur un même document, présenté de façon synoptique, l'ensemble de vos mesurandes face aux CIQ et EEQ qui leur sont attribués !
L'évaluation des fournisseurs de CQ par le LBM
Concernant l'évaluation des fournisseurs (Norme 15189 § 4.6.4), le SFRL en collaboration avec le
LABAC (réseau des laboratoires
accrédités), a
proposé un modèle de grille. J'en cite ci-après un extrait, dans lequel j'ai
inséré (en rouge)
les ajouts qui me semblent utiles par rapport à l'évaluation des fournisseurs de CIQ, notamment vis à vis de la problématique des périodes probatoires :
....
Les bons de livraison
comprennent-ils les numéros de lots, la date de péremption :
Respectez les prévisions !
Il ne sert à rien que le LBM (ou
le fournisseur) s'efforce d'évaluer rigoureusement les besoins en CIQ en
définissant des volumes précis pour chaque passage de contrôle, si au moins un
de ses techniciens utilise ses CIQ n'importe comment sur les automates...
Je recommande donc qu'à proximité de chaque automate soit présente une fiche de paillasse, récapitulant les conditions d'utilisation de chaque
référence de CIQ....
Des produits relativement coûteux
Les exigences normatives et
réglementaires entrainent une inflation des besoins en matériaux de Contrôle
Qualité des LBM.
Peu de biologistes semblent avoir
une idée précise du budget annuel que représente l'ensemble des matériaux de
Contrôle Qualité dans leur laboratoire.
Certains d'entre eux, en
particulier ceux disposant de contrats "Coût Patient, contrôles
inclus", ne se sentent plus concernés par leur budget annuel en
CIQ.
Or, ces matériaux de contrôle sont toujours, in fine, intégrés par le fournisseur dans le coût patient… Donc une mauvaise évaluation des besoins annuels, qu'elle soit par excès ou par défaut, ne seront jamais sans conséquences.
Intérêt de CQlabCALC® pour les fournisseurs de DMDIV
Mieux évaluer les besoins en
CIQ de leurs clients laboratoires
S'assurer que leurs clients respectent leur contrat
Comparer plusieurs variantes (Conditionnements, Stabilités, prix, panels…)
- Surestimation des besoins -> offre en "Coût Patient Rendu" sur-évaluée !
- Sous-estimation -> offre CPR compétitive mais client manque de CIQ ! (à commander hors contrat… )
- Besoins des établissements publics mieux cadrés = cahier des charges et réponse aux appels d'offres
- Évaluation des besoins lorsqu'un CIQ est utilisé simultanément sur plusieurs systèmes (identiques et/ou différents)
S'assurer que leurs clients respectent leur contrat
- Conditions d'exploitation des CIQ parfaitement encadrées (fiches de synthèse fournisseur)
Comparer plusieurs variantes (Conditionnements, Stabilités, prix, panels…)
A qui est destiné CQlabCALC® ?
CQlabCALC® a été développé pour répondre aux attentes de :
LBM (sondage : 15 labo / 21 s'étant exprimés lors d'un sondage jugeant "utile" à "très utile" un tel logiciel)
- Qualiticiens (audits, IQ…)
- Techniciens (fonctionnement paillasse, anticipation PP)
Evaluer les besoins, "c'est compliqué !"
Certaines personnes estiment qu'évaluer les besoins en matériaux de CIQ, "c'est compliqué".
En fait, deux choix s'offrent à vous :
- Soit vous décidez, de manière plus ou moins empirique, quel volume de CIQ sera déposé à chaque passage sur votre automate. Dans ces conditions, vous ne maitrisez pas grand chose et êtes confronté à plus ou moins brève échéance à de nombreuses problématiques se traduisant par des non conformités.
- Vous souhaitez maitriser pleinement vos besoins, et devez alors nécessairement prendre en compte de très nombreux paramètres. Seul CQlabCALC® vous le permet !
Donc c'est à vous de décider entre ces deux approches, il n'y a pas de demi-mesure possible!
Les questions que se pose un commercial
Lorsqu'un commercial propose un automate et/ou des matériaux de contrôle de qualité à ses clients laboratoires, il se pose un certain nombre de questions délicates :
- Comment évaluer rapidement les besoins d’un automate dans un LBM?
- Si mon client ajoute un paramètre supplémentaire au menu déjà en place, quel est l’impact éventuel de cet ajout sur sa consommation en CIQ?
- L’offre de mon concurrent ne sous-estimerait t-elle pas les besoins annuels en CIQ chez ce client?
Le taux de "Nouvelle reconstitution" (ou de "Nouveau flacon")
Ce que j'appelle une "nouvelle reconstitution", correspond au fait d'ouvrir un nouveau flacon/aliquote lorsque le précédent est suspecté d'être la cause de rejet d'un CIQ, du fait d'une dégradation prématurée (contamination, ...). Ce peut être aussi le cas lorsque le laboratoire préfère contrôler chaque nouvelle calibration à partir d'un flacon fraichement ouvert.
Il ne s'agit aucunement du cas où un nouveau flacon est ouvert parce que le flacon précédent est vide ou a atteint sa limite attendue de stabilité après ouverture.
Assurer la qualité des matériaux de CQ
Que ce soit pour les EEQ ou les CIQ, les
matériaux de CQ doivent être les invariants du laboratoire.
Les
machines vieillissent, les opérateurs changent, les réactifs évoluent *..., raisons pour lesquelles la
confiance dans les matériaux de CQ doit être absolue.
A cette fin, il est primordial de s'assurer que ces derniers seront utilisés dans les meilleures conditions :
Habilitez vos utilisateurs de CQ
Mes rencontres avec de nombreux biologistes et techniciens m'ont permis de déceler certains facteurs humains pouvant impacter très fortement la consommation annuelle en matériaux de contrôle qualité d'un LBM.
Ainsi, il m'est apparu qu'une grande majorité de techniciens de laboratoire n'a aucune connaissance du coût réel des matériaux de contrôle qualité. Le risque est donc de voir certains d'entres eux abuser, à la moindre difficulté, de la reconstitution de nouveaux flacons de contrôles…
L'habilitation aux "repasses", à la récupération des fins de flacons et à l'ouverture / reconstitution de nouveaux flacons de CIQ me semble donc primordiale.
Idem concernant l'utilisation et le rendu des résultats d'EEQ.
Enfin, il n'est pas inutile de revenir sur certains fondamentaux permettant d'assurer la qualité des matériaux de CQ ….
Ces questions s'inscrivent parfaitement dans le cadre d'une démarche d'accréditation selon la norme 15189.
L'habilitation aux "repasses", à la récupération des fins de flacons et à l'ouverture / reconstitution de nouveaux flacons de CIQ me semble donc primordiale.
Idem concernant l'utilisation et le rendu des résultats d'EEQ.
Enfin, il n'est pas inutile de revenir sur certains fondamentaux permettant d'assurer la qualité des matériaux de CQ ….
Ces questions s'inscrivent parfaitement dans le cadre d'une démarche d'accréditation selon la norme 15189.
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